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从细节入手,提升审计档案利用效率

出处:本站原创   发布时间:2011-06-14 08:45:23    您是第0位浏览者

  审计档案是审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案是国家档案的重要组成部分。它记载和反映了审计工作的全过程,是审计成果的直接体现形式。利用审计档案资料,领导可以从宏观层面和角度加强审计综合分析,提出具有前瞻性、针对性、建设性的建议和意见,保障各项方针政策的贯彻执行;被审计单位可以据此总结经验教训,制定和健全有关制度,提高内部管理水平;审计机关可以根据它总结探索审计工作的规律,提高审计工作效率。审计档案的重要性是不言而喻的。工作实践中我们体会到,做好审计档案管理,提高审计档案利用效率,关键在于从各环节细节入手,提高档案质量。
  一是适应工作需要,丰富档案资料。由专职档案管理员对局里的文书档案、审计项目档案、声像档案、实物档案进行集中统一管理。利用档案管理软件对实物、科技、照片、会计、文书档案、大事记进行著录统计,极大地提高了档案录入、查询和数据的备份与恢复等多项工作效率,全方位、多层次为审计工作“留影写真”。
  二是按照规定要求,确保档案案卷质量。首先是把好文件打印关。办公室文印人员主要按照有关要求,统一文件格式,做到不按照文书档案管理规定起草的文件不打印,确保文件的内在质量和外观效果。其次是把好文件收集关。档案管理员及时收集各种门类、各种载体的文件材料,保证收集档案资料完整性。最后是把好立卷归档关。档案管理员严格按照档案业务规范要求,对文件材料进行鉴定、整理、立卷,做到组卷合理、排列规范、保管期限划分准确、封面填写清晰,保证入库案卷质量。
  三是加强档案利用,服务审计工作。在严守保密规定的前提下,提高档案使用效率。通过查阅档案,了解被审计单位的基本情况、主要业务、基本职能等基本信息,了解被审计单位以往存在的问题及整改情况,便于审计人员确立审计目标,提高审计工作效率;利用审计档案,进行审计科研,开发审计成果,发现工作规律,提高工作效率;以档案为第一教材,为新审计人员提供业务学习平台,使其在较短的时间内熟悉业务流程,尽快入门。通过挖掘档案的内在价值,使“死材料”变成“活资源”。


作者:山东省平阴县审计局 张鑫 黄新柱

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